به اشتراک گذاشتن یک فایل اکسل و آپدیت همزمان چند نفر روی آن - ویدئوی آموزشی

ممکن است در سازمان نیاز داشته باشد که چند نفر بر روی یک فایل اکسل به صورت همزمان کار کنید و همگی نیاز دارید که همزمان آن را آپدیت کنید. در حالت عادی اگر فایلی توسط ۲ نفر باز شده  باشد، نفر دوم فقط می‌تواند فایل را ببیند (Read Only) و اجازه تغییر در آن را ندارد.

برای به اشتراک گذاشتن یک فایل اکسل،  این مراحل را طی کنید:

۰) ابتدا یک فولدر بسازید و آن را Share کنید و اجازه دسترسی Edit را روی آن به دیگران بدهید.

۱) سپس در اکسل به تب Review بروید 

۲) بر روی فرمان Share Workbook کلیک کنید.

۳) در پنجره باز شده بر روی گزینه Allow changes by more than one user at the same time کلیک کنید.

حال چندین نفر همزمان می‌توانید فایل را آپدیت و ذخیره کنید.

در ویدئوی زیر مراحل به اشتراک گذاری فایل اکسل برای کار همزمان چندین نفر ، به شما آموزش داده می‌شود.

از گزینه Share Workbook اکسل برای به اشتراک گذاری استفاده نکنید

بیش از چند سال تجربه عملی من حاصل این جمله شده است و ما در چندین سازمان برای به اشتراک گذاشتن فایل‌های اکسل از گزینه Share Workbook استفاده کردیم و متوجه شدم که این گزینه بسیار ناپایدار است.

به دفعات فایل اکسل قابل ذخیره کردن نبود و بر روی وای فای بسیار اوضاع ناپایدار می‌شد.

در نسخه‌ها و آپدیت‌های اخیر اکسل این گزینه از تب Review‌ خوشبختانه حذف شده است و از این روش نباید استفاده کرد. 

استفاده از اکسس برای آپدیت همزمان داده‌‌ها

اساسا فایل‌های اکسس Share‌ هستند و اکسس مکانیزم کاملا جدی برای این کار است. به سادگی می‌توانید یک Table اکسس درست کنید و فایل اکسس را در داخل یک Shared Folder‌ قرار دهید و همگان آن را آپدیت کنید.

در ویدئوی آموزشی زیر نحوه کپی کردن داده‌ها از اکسل به اکسس، کارهای اولیه با Tableهای اکسس و ... را خواهید آموخت:

اضافه کردن داده‌ها در Table‌ اکسس با Append

در این ویدئو خواهید دید که چگونه می‌توانید داده‌هایی را به جدول اکسس خود از اکسل انتقال بدهید. به این کار Append کردن می‌گویند.

سایر روش‌های co-authoring 

روش مایکروسافتی

اگر همکاران شما اکانت مایکروسافت دارند، با ذخیره فایل در OneDrive، می‌توانید به آنها دسترسی ویرایش بدهید.

گوگل شیت 

متداول‌ترین روش در سازمان‌های ایران استفاده و به اشتراک گذاری فایل در گوگل شیت است. ظاهرا در آخرین آپدیت‌ها می‌توانید یک فایل اکسل را در گوگل شیت مستقیما و بدون تبدیل به gsheet به اشتراک بگذارید. (خود من تست دقیقی نکرده‌ام).

برای اینکار کافی است که یک اکانت عادی گوگل (همان ایمیل Gamil) شما و همکارانتان داشته باشید تا بتوانید فایل را با آنها به اشتراک بگذارید.

معمولا برخی از سازمان‌ها این اجازه را به کارشناسان خود به دلایل حذف و محرمانگی داده‌هایشان نمی‌دهند.