ویدئوی آموزش ساخت Table در اکسل

ما در «دوره آموزش اکسل کاربردی» فرســاران، به صورت مفصلی Table را درس می‌دهیم اما از آنجایی که برخی از فراگیران دوره آموزش پاورکوئری و آموزش اکسل پیشرفته فرساران با TABLE‌ آشنا نبودند، یک ویدئوی آموزشی به این مقاله اضافه شد که در آن نکات اصلی ساخت TABLE در اکسل گفته می شود.

البته نکات و ریزه کاری‌های TABLEهای اکسل بیش از آن چیزی است که در این ویدئو بیان می‌شود و هدف این ویدئو فقط نکات اصلی «ساخت» TABLEها است.

و این ابزار آنقدر اساسی و مهم است که تمامی فایلهایی که طراحی می‌کنم حتما بر اساس Table ها طراحی می شود و در دوره‌های فرساران به فراگیران می‌گویم:

شما اجازه ندارید در اکسل داده هایی را داشته باشید مگر اینکه آن داده‌ها را Table در آورده باشید.

بدون تردید یکی از کاربردهای اصلی Excel ، محلی باشید برای ذخیره داده‌‎‌ها .به اصطلاح علمی تر یعنی از Excel بعنوان Data Base استفاده می‌شود. Data Base ها قابلیت‌هایی دارند که Excel ذاتا فاقد آنها است . بعنوان مثال یک سطر در DB کاملا یکپارچه است و امکان ندارد که در هنگام Sort قسمتی آن جابجا شود و شاید بدانید که اگر در Excel یک ستون خالی در یک لیست داده ها داشته باشید هنگام Sort کردن ، حتما داده های شما بهم می ریزد.

هنگام فیلتر کردن در Excel نیز سطرهای خالی باعث ناپیوستگی می‌شوند. این گونه استفاده و محدودیت‌های Excel باعث بوجود آمدن ابزاری به نام List در Excel 2003 شد که بعلت قابلیت کمی که داشت اصلا استفاده نمی‌شد ( به همین دلیل جالب است بدانید که در VBA برای اشاره به Table از Object به نام ListObject استفاده می‌شود.) . در Excel 2007 مایکروسافت تصمیم گرفت که قسمتی از قابلیت DB ها را در Excel قرار دهد بنابراین Table را اضافه کرد.

Table چیست؟

ابزاری است که برای یکپارچه کردن و مدیریت داده‌های مرتبط بهم در Excel. 

منظور از داده‌های مرتبط به هم یعنی همان فهرست هایی که هزاران بار در Excel ساخته‌اید. فهرست اموال، فهرست حقوق، فهرست فروش، فهرست .... و ما معمولا به این فهرست‌ها در گفتار روزانه‌مان "لیست" می‌گوییم.

مزایای TABLE کردن لیست در اکسل

توجه: این قسمت از مقاله با هوش مصنوعی تولید شده است و سپس ما آن‌ها را تکمیل‌تر کرده‌ایم تا برای شما واضح گردد:

مرتب‌سازی و فیلتر خودکار:

به‌محض تبدیل لیست به جدول (TABLE)، اکسل به‌طور خودکار گزینه‌های مرتب‌سازی و فیلتر را به بالای هر ستون اضافه می‌کند. این امر باعث سهولت در جستجوی داده‌ها و دسته‌بندی آن‌ها می‌شود.

که البته این نکته مهمی در TABLE نیست و همیشه در اکسل با زدن کلید CTRL + SHIFT + L می‌توانیم فیلتر را فعال کنیم.

فرمول‌های دینامیک (Dynamic Formulas):

با استفاده از جداول، فرمول‌ها به صورت خودکار با تغییر اندازه جدول (افزایش یا کاهش داده‌ها) به‌روز می‌شوند. این موضوع باعث صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از اشتباهات ناشی از به‌روز نبودن فرمول‌ها می‌شود.
از اسامی ستون‌ها به جای مراجع سلول (A1, B1) استفاده می‌کند که خوانایی و درک فرمول‌ها را افزایش می‌دهد.

قابلیت توسعه‌پذیری خودکار:

وقتی داده‌ای جدید در یک سطر اضافه شود، جدول به صورت خودکار گسترش پیدا کرده و داده‌ها در جدول جدید لحاظ می‌شود. به این ترتیب نیازی به تنظیم مجدد جداول یا نمودارهای وابسته نیست.

قالب‌بندی خودکار و زیبا:

جداول اکسل به‌صورت خودکار از قالب‌بندی‌های از پیش تعیین‌شده و قابل تنظیم بهره می‌برند. این قالب‌بندی شامل رنگ‌بندی سطرهای متناوب، سرصفحه‌های جذاب و خوانایی بیشتر می‌باشد.
اکسل به کاربران این امکان را می‌دهد که ظاهر جدول را بر اساس نیازهای خود تغییر دهند.

مرجع‌های ساختاریافته (Structured References):

یکی از ویژگی‌های برجسته جداول اکسل، استفاده از مرجع‌های ساختاریافته است. به‌جای استفاده از مراجع سلولی، شما می‌توانید از نام ستون‌ها در فرمول‌های خود استفاده کنید، که این امر باعث می‌شود فرمول‌ها خواناتر و کاربردی‌تر باشند.
قابلیت‌های خلاصه‌سازی (Summarization):

جداول به‌صورت خودکار توابعی مانند SUM, AVERAGE, COUNT و غیره را ارائه می‌دهند که می‌توانید به‌راحتی آن‌ها را به ستون‌ها اعمال کنید. این توابع به‌طور خودکار با اضافه یا حذف داده‌ها به‌روز می‌شوند.

یکپارچگی با Pivot Table:

جداول به طور یکپارچه با Pivot Table کار می‌کنند. این بدان معناست که اگر داده‌های جدول تغییر کند یا گسترش یابد، Pivot Table به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود.

حفظ تمامیت داده‌ها:

با استفاده از جداول، داده‌ها به طور پیوسته و سازمان‌دهی‌شده نگهداری می‌شوند که از خطاهای داده‌ای و فرمولی جلوگیری می‌کند. به‌علاوه، جداول به مدیریت آسان‌تر و تمیزتر داده‌ها کمک می‌کنند.

سرصفحه ثابت در هنگام اسکرول کردن:

در جداول، وقتی به سمت پایین صفحه اسکرول می‌کنید، سرصفحه‌های ستون‌ها به‌صورت خودکار در بالای صفحه ثابت می‌مانند که این ویژگی، دسترسی سریع به اطلاعات را در هنگام مشاهده حجم زیادی از داده‌ها آسان می‌کند.

قابلیت تبدیل سریع به نمودارهای اکسل:

جداول اکسل با نمودارها نیز به‌خوبی هماهنگ هستند. می‌توانید به‌راحتی داده‌های یک جدول را به نمودار تبدیل کنید و هر تغییری که در داده‌ها رخ دهد، به‌طور خودکار در نمودار نیز اعمال می‌شود.

و اما مهمترین خاصیت Table

یک Table یک Dynamic Range است.

یعنی یک محدوده‌ای که به شکل خودکار بزرگ یا کوچک می‌شود.

یکی از بزرگترین دغدغه‌های کاربران حرفه‌ای Excel ساختن chart و Pivot Table  ای است که هنگامیکه سطری به محدوده‌ی اطلاعات اضافه می‌شود، به شکل خودکار در Chart  یا نتیجه Pivot Table نیز اضافه شود. که اینکار، این مشکل، این خواسته با معجزه ، معجزه‌ای به نام Table به شکل 100% مرتفع شده است. در Excel 2003 کاربران با تکنیک‌هایی مانند Offset + CountA  این کار را با محدودیت‌هایی رفع می‌کردند اما در Excel 2007 کافیست که هنگام ساخت Chart یا Pivot محدوده آنرا قبلا به شکل Table در آورده باشید.

چگونه یک محدوده اکسل را TABLE کنیم؟

برای ساخت یک Table کافیست که در جایی در لیست خود کلیک کنید و سپس کلید CTRL+T  یا CTRL+L را بزنید البته از Insert-->Table هم می شود یک Table را ساخت.

محدودیت‌های Table

تنها گزینه ای که بعد از Table کردن غیر فعال می شود Share کردن یک فایل Excel است یعنی دیگر نمی توان چندین نفر به طور همزمان روی فایل کار کنند . توجه داشته باشید که این Share کردن با اینکه یک فایل را در شبکه برای استفاده دیگران قرار دهید کاملا متفاوت است. توجیه این موضوع می تواند این باشد که اگر شما به Table که همزمان توسط چندین نفر استفاده شود احتیاج دارید بروید سراغ Access که ذاتا این قابلیت را دارد. Table+Share=Access

چطور در یک فرمول، آدرس ستونی را در یک Table‌ مطلق کنیم؟

در تصویر زیر می‌توانید این کپی کردن را ببیند:

حال اگر بخواهید که یک ستون مطلق باشد و سایر ستون‌ها نسبی دیگر این تکنیک به کار شما نمی‌آید و باید از روش دیگری اینکار را انجام دهیم. به عنوان مثال در مثال بالا می‌خواهیم هر بگوییم که در هر فصل تمامی کسانی که در نامشان حرف «ب» دارند، چقدر فروش کرده‌اند. بنابراین در این مثال ستون «نام» باید مطلق باشد و چون می‌خواهیم فرمول را برای سایر ستون‌ها کپی کنیم، نام ستون باید نسبی باشد.

کافی است که فرمول زیر را بنویسیم و سپس آن را با Fill Handle‌ کپی کنیم:

=SUMIFS(Data[بهار], Data[[نام]:[نام]], "*ب*")

با دقت در فرمول قبل می‌توانید ببیند که اگر بخواهیم یک ستون از Table را در هنگام کپی کردن به صورت مطلق درآوریم باید آدرس را به صورت [ [name]:[col name] ]  بنویسیم.

منبع مقاله: وب سایت مایکروسافت