فرمت فایل های اکسل - تفاوت xls با xlsx - فرمت xlsb

از اکسل 2007 در هنگام ذخیره کردن یک فایل اکسل شما می‌توانید آن را درحالت xls و یا xlsx ذخیره کنید.

تفاوت فرمت فایل xls‌ و xlsx در اکسل چیست؟

فرمت xlsx جدیدتر است و باید همه فایل‌های اکسل خود را با این فرمت ذخیره کنید. یکی از ویژگی‌های این فرمت قابل ریکاوری (بازیابی فایل خراب شده) است.

برخی از کاربران اکسل فایلهای خود را در حالت XLS یعنی در حالت سازگار با اکسل نسخه 2003 ذخیره می کنند. این کار اشتباه است زیرا مایکروسافت هزینه و تحقیقات زیادی برای تغییر XLS به XLSX انجام داده است و قطعا باید بهتر باشد.

به صورت کلی به تکنولوژی فرمت‌های جدید آفیس  مانند xlsx, xlsm, docx, pptx و بقیه پسوندهای چهار حرفی،  Office Open XML File Formats گفته می‌شود و منحصر به اکسل نیست و در کل نرم افزارهای آفیس این تکنولوژی ذخیره سازی فایل قابل استفاده است و فرمت پیش فرض همه نرم افزارها روی این فرمت تنظیم شده است.

فرمت های ذخیره کردن فایل در اکسل xlsx , xls
فرمت‌های ذخیره کردن فایل اکسل

برخی از مزایای فرمت xlsx 

  • حجم کمتر: فرمت‌های جدید xlsx (و به صورت کلی فرمت xml) در حالت فشرده شده ذخیره می‌شوند و گاهی تا ٪۷۵ حجم کمتری خواهند داشت.

  • قابلیت بازیابی: در حالت xlsx  (به صورت کلی فرمت‌های xml) هر قسمت از فایل (مثلا شیت‌ها) به صورت جداگانه ذخیره می‌شوند و این باعث خواهد شد که در صورت از بین رفتن قسمتی از داده‌ها، بقیه قسمت‌ها را بتوان بازیابی کرد. این کار توسط اکسل به صورت اتوماتیک در هنگام Open کردن فایل رخ خواهد داد  نیازی نیست تا شما کار جداگانه‌ای را انجام دهید. در تصویر زیر یک نمونه از ساختار واقعی یک فایل xlsx را مشاهده می‌کنید که همه چیز جداگانه ذخیره می‌شود:

    ساختاار یک فایل با فرمت xlsx
    ساختار واقعی یک فایل اکسل با فرمت xlsx 
  • امنیت: در فرمت‌های جدید بین فایل‌های اکسل ماکرو دار و بدون ماکرو تفاوت وجود دارد و همین باعث تضمین امنیت فایل‌های xlsx خواهد شد زیرا این فایل‌ها هرگز دارای ماکرو نیستند. اما در فرمت xls ممکن است که فایل دارای ماکرو باشد.

  • برای خواندن یک فایل XML دیگر لازم نیست کل آن فایل باز شود و فقط کافیست که قسمت DATA آن خواند شود و این یعنی نرم افزاره  قادرند که سریعتر فایلها را بخوانند و خود را درگیر خواندن کل فایل نکنند. (من گمان می‌کنم که وقتی با پاورکوئری و یا حتی فرمول نویسی اکسل، به یک شیت این فایل‌ها لینک می‌دهیم، کل آن فایل خوانده نمی‌شود و فقط دیتاهای شیت مورد نظر خواهند خواهند شد.)

برای اطلاعات بیشتر در مورد فرمت xlsx به اینجا و اینجا مراجعه کنید.

برخی از مشکلات متداول فرمت‌های xls

همانطور که گفتیم فرمت xls، فرمت قدیمی فایل‌های اکسل است و از نسخه اکسل 2007 فرمت جدید xlsx (یا همان فرمت xml) در آفیس اضافه شده است. اگر شما از فرمت قدیمی xls اضافه کنید محدودیت‌های زیر را خواهید داشت:

  • نمی‌توانید از Slicer استفاده کنید و گزینه آن غیرفعال (خاکستری) خواهد شد.

  • تعداد سطرهای شما به جای ۱ میلیون، ۶۵ هزار سطر خواهد بود.

  • فایل قابلیت ریکاوری ندارد و اگر بخش کوچکی از آن خراب شود، کل فایل باز نخواهد شد.

  • شما از Power Pivot نمی‌توانید استفاده کنید و خطای PowerPivot is unable to load the Data Model را مشاهده خواهید کرد.

پیغام هشدار  Compatibility Mode اکسل و رفع آن

اگر در هنگام ذخیره کردن فایل اکسل هشدار Compatibility را مشاهده کردید، یعنی شما سعی دارید که فایل اکسل را در فرمت‌‌های قدیمی زمان اکسل 2003 (و به قبل) ذخیره کنید. اکسل به شما هشدار می‌دهد که اگر زمانی این فایل را در Excel 2003 (و قبل‌های) باز کنید، ویژگی‌هایی از فایل قابل استفاده نخواهد بود و این ویژگی‌ها را به شما در لیستی نمایش خواهد داد.

به عنوان مثال از از توابع جدید اکسل مانند IFERROR استفاده کرده باشد و این فایل را در اکسل ۲۰۰۳ باز کنید، با پیغام ?Name# مواجه خواهید شد. توجه کنید که اگر این فایل با نسخه‌های جدید باز شود، تمامی امکانات آن بدون هیچ مشکلی قابل استفاده خواهد بود.

پیغام compatibility mode اکسل در هنگام ذخیره کردن فایل
پیغام هشدار Compatibility اکسل در هنگام ذخیره فایل در فرمت xls
تبدیل فرمت xls قدیمی به فرمت xlsx جدید

برای تبدیل xls به فرمت جدید کار خاصی لازم نیست انجام دهید، فقط فایل را در حالت xlsx یا همان گزینه Excel Workbook ذخیره کنید.


فایل‌های خود را در فرمت xlsb‌ ذخیره نکنید!

من اخیرا در چند سازمان مشاهده کردم که کارشناسان فایل های اکسل خود را به جای آنکه با فرمت xlsx ذخیره کنند، از فرمت xlsb یا همان گزینه Excel binary workbook استفاده میکنند و هنگامی که دلیل آنرا پرسیدم تقریبا همه آن افراد دلیل اشتباهی را ذکر کردند و به اشتباه تصور می کردند که  "فرمت xlsb سریعتر هستند". 

متاسفانه در سایت‌های فارسی تکرار این اشتباه چشمگیر است!

واقعیت این است که فرمت‌های xlsb ، یعنی فایل در حالت باینری ذخیره می شود و به همین دلیل اکسل وقتی که این فایل را Open و یا Save می کند دیگر لازم نیست که پردازش اضافی برای تبدیل اطلاعات آن از/به حالت xlsx یعنی زبان xml انجام دهد و به همین دلیل :

فقط سرعت Save و Open فرمت xlsb بیشتر از فرمت xlsx است.

 توجه داشته باشید که "اطلاعات" یک فایل بعد از باز شدن در RAM دستگاه است و هیچ ربطی به پسوند و یا حالتی که بر روی Hard Disk ذخیره شده است ندارد . در ضمن آنکه سرعت محاسبات هر فایل بعد از باز شدن فقط به قدرت CPU و همینطور اندازه RAM دستگاه بستگی دارند.

حال باید بگویم که مشکل اصلی فرمت‌های xlsb چیست و چرا خود شرکت مایکروسافت پسوند پیش فرض اکسل را xlsb قرار نداده است (چون سریعتر open / Save می شوند). مشکل جدی فرمت‌ها باینری یعنی xlsb در این است که اگر اطلاعات این فایل به اندازه بسیار جزیی خراب شوند دیگر کل فایل قابل ترمیم و باز شدن نیست و داده های شما برای همیشه از دست خواهد رفت.

برای توضیح بیشتر باید بگویم که در حالت باینری یا همان xlsb ، داده های فایل به صورت 0  و 1 بر روی هارد کامیپوتر ذخیره می شوند و اگر یکی از این بیت ها خراب شوند، فایل باز نخواهد شد.اما در فایل های xlsx فایل ها را به صورت xml ذخیره می شوند و مهمترین خاصیت این فایل ها قابلیت Recovery (ترمیم) می باشد.

بنابراین اگر فایلی دارید که برای شما مهم و حیاتی است حتما آنرا در حالت xlsx  ذخیره کنید. 

جدول شرح مختصر فرمت‌های اصلی اکسل

توضیحات

پسوند

شرح انگلیسی

فرمت پیش فرض فایل‌های اکسل است و باید همه فایل‌های خود را در این حالت ذخیره کنید.

xlsx

Excel Workbook

فرمت پیش فرض فایل‌های که دارای ماکرو هستند است در این فایل‌ها برنامه‌ای به زبان VBA وجود دارد. (بخش مقالات مرتبط همین صفحه را ملاحظه کنید.)

xlsm

Excel Macro-Enabled Workbook

🚫 استفاده نکنید. زیرا قابلیت ریکاوری ندارد.

xlsb

Excel Binary Workbook

🚫 استفاده نکنید. فرمت فایل‌های قدیمی اکسل

xls

Excel 97-2003 Workbook

یک فایل الگو است. یعنی اگر آن را باز کنید، یک نسخه جدید از آن فایل ساخته خواهد شد و خود الگو دست نخورده باقی می‌ماند.

xltx

Excel Template

یک فایل متنی است و مقادیر شیت جاری با علامت کاما جدا می‌شود. مراقب باشید زیرا در این فایل هیچ چیزی (نه فرمول، نه فرمت، نه شیت‌ها و ...) ذخیره نخواهد شد.

csv

CSV (Comma delimmete)

فایل‌هایی است که در آن کدهای VBA وجود دارد و هرگاه اکسل را اجرا می‌کنید این فایل باز خواهد شد و کدهای و ماکروهای آن قابل اجرا هستند.

xlam

Excel Add-in

همان فرمت مشهور PDF است.

pdf

PDF

فایل‌ با تکنولوژی Calc که یک نرم افزار آزاد است، ذخیره خواهد شد. لازم به استفاده از این فرمت نیست چون Calc به راحتی همه فرمت‌های اکسل را تشخیص می‌دهد و باز می‌کند.

ods

OpenDocument Spreadsheet


پرسش) چرا من پسوند فایل‌های را نمی‌بینیم؟

پاسخ) نمایش پسوند فایل‌ها مربوط به ویندوز است و ربطی به اکسل ندارد. ویندوز در حالت پیش فرض پسوند فایل‌ها را نمایش نمی‌دهد و می‌توانید به سادگی آن را فعال کنید.

ابتدا File Explorer را باز کنید. (همان چیزی است که فایل‌ها و فولدرهای کامپیوترتان را می‌بینید و قدیم‌ها به آن My Computer می‌گفتید 😎)

سپس مانند تصویر گزینه File name extensions را تیک بزنید.

تنظیم نمایش پسوند فایل ها در ویندوز ۱۰
تنظیم نمایش پسوند فایل ها در ویندوز ۱۰

پرسش) آیا راهی برای گرفتن نسخه پشتیبان از فایل اکسل وجود دارد؟

پاسخ) خیر. خود شما باید مرتبا از فایل با زدن کلید F12 یک نسخه جدید با Save as کردن، بسازید اگر فایل خراب شد، بتوانید از نسخه‌های قدیمی تر استفاده کنید. البته اگر فایل خود را با گوگل شیت بسازید و یا در سازمان شما شیرپوینت وجود داشت باشد (و همچنین نسخه‌های آفیس ۳۶۵ خریداری شده با وان درایور)، این تکنولوژی‌ها به صورت خودکار از فایل شما Version History تهیه می‌کنند.


هشدار فرمت CSV را جدی بگیرید

در فایل‌های فرمت CSV‌ هیچ چیزی بجز مقادیر ذخیره نخواهند شد و همه کارهای اکسلی شما مانند فرمول‌ها، فرمت‌ها و .. از بین خواهد رفت. مراقب باشید که پس از باز کردن یک فایل CSV، قبل از آنکه روی آن تغییری بدهید، آن را در فرمت xlsx ذخیره کنید.

اکسل هم این هشدار را به شکل پیام زیر به شما می‌دهد:

Possible data loss- csv
هشدار اکسل در هنگام کار با فایل csv

نکته Power Query

آقای Chris Webb در سایتشان یک مقاله و تستی انجام داده‌اند و مشخص کرده‌اند که سرعت خواندن از فایل‌های CSV به مراتب بیشتر از فایل‌های اکسل (با هر پسوندی) است. 


نکته Google Sheet

گوگل شیت می‌توانید کلیه فایل‌های اکسل را بخواند و همچنین فایل‌های خود را در فرمت اکسل ذخیره کند.

شما هم تجربه یا دیدگاه خود را بنویسید:

محتوای این فیلد خصوصی است و به صورت عمومی نشان داده نخواهد شد.

متن ساده

  • تگ‌های HTML مجاز نیستند.
  • خطوط و پاراگراف‌ها بطور خودکار اعمال می‌شوند.
کد امنیتی
علی آزادی (تایید نشده) در تاریخ دوشنبه, 1397/05/29 - 14:31 نوشته:

یکی از موارد تفاوت بین xlsx و xlsb حجم ذخیره سازی فایل است که در برخی موارد حجم فایل xlsb کمتر از نصف xlsx خواهد بود و همین امر سبب میشود که فایل که بصورت باینری و با حجم کمتر ذخیره شده راحت تر باز و یا ذخیره شود.
برای کار با فایلهای بسیار مهم و سنگین با فرمت xlsb ، پیشنهاد این است که قبل از شروع کار یک کپی گرفته شود. گاهی اوقات نادیده گرفتن چنین قابلیتهایی موجب هدر رفت زمان و انرژی می گردد.

فرشید میدانی در تاریخ یکشنبه, 1399/07/27 - 22:32 نوشته:

در هر حال من توصیه نمی کنم که بجز مواردی بسیار خاص از xlsb استفاده شود.
در دنیای کامپیوتر امروز، واقعا حجم فایلهای اکسل چندان مهم نیست. به ندرت ممکن است سازمانی فایل 100MB به بالا داشته باشد. در واقع اگر فایلی بیش از اندازه حجیم باشد، اساسا اکسل نمی تواند آن را محاسبه کند.